Een dagontvangsten- en/of kasboek bijhouden is verplicht voor bepaalde ondernemingen.

Het is uw verantwoordelijkheid als ondernemer om, indien u onder onderstaande verplichtingen valt, deze boek(en) steeds nauwkeurig en correct in te schrijven en periodiek aan uw accountant te bezorgen. Het niet, foutief of onvolledig bijhouden van deze boek(en), kan leiden tot boetes.

Een kasboek bijhouden is verplicht voor ondernemers die regelmatig met cash werken.

Indien uw onderneming niet voor elke verkoop of geleverde prestatie een factuur opmaakt, moet u alle ontvangsten, waarvoor u dus geen factuur maakt, bijhouden in een dagontvangstenboek.

1.    DAGONTVANGSTENBOEK

Als u contante verkopen hebt, bent u verplicht om een dagontvangstenboek bij te houden. Een contante verkoop is een verkoop zonder factuur dat cash of via bankkaart gebeurt. Het gaat dan in hoofdzaak voor verkopen aan particulieren. Dit boek is niet van toepassing bij verkopen op factuur.

U dient dit boek bij te houden per bedrijfszetel of per vestiging. Als u meerdere vestigingen heeft, dan bent u verplicht om een papieren centralisatieboek bij te houden, waarin u alle inschrijvingen van de verschillende vestigingen centraliseert.

In volgende, uitzonderlijke, gevallen dient u geen dagontvangstenboek bij te houden:

• U beschikt over een geregistreerd kassasysteem (GKS);
• U beschikt over een elektronische kassa die voldoet aan de geldende verplichtingen;
• U een btw-forfait toegepast;
• U niet btw-plichtig bent, zoals bepaalde vrije en sociale beroepen (artikel 44 van het Btw-Wetboek).

Het dagontvangstenboek is onderworpen aan een aantal regels:

• U vermeldt uw BTW- of ondernemingsnummer bovenaan elke pagina;
• Elke dag moet ingevuld zijn, ook wanneer er geen inkomsten zijn. Bij sluitingsdagen kan u een streep trekken;
• Noteer het totaalbedrag per dag;
• Zet verkopen van meer dan € 250 op een aparte lijn. Schrijf hier een omschrijving bij van de verkochte goederen (tenzij die omschrijving al op het kasticket vermeld staat);
• Splits de inschrijvingen volgens het btw-tarief. Als er wordt gebruikgemaakt van een kasregister, is het voldoende om de totalen per btw-tarief over te nemen. Er moet een opsplitsing wordt gemaakt van btw-percentages (ook al is er maar 1 percentage: in dit geval enkel de kolom invullen van het btw-percentage waarvan gebruik wordt gemaakt);
• Schrijf met iets dat niet uitwisbaar is. (Niet met potlood dus);
• U mag correcties aanbrengen door middel van schrapping, maar de originele inschrijving moet leesbaar blijven;
• Zorg ervoor dat de bladen genummerd zijn;
• Nummer ook alle inschrijvingen;
• Tel alles maandelijks op en vul de totalen in.

U mag het dagontvangstenboek zowel op papier als digitaal bijhouden. Voor beide vormen gelden dezelfde regels. Het is vanzelfsprekend dat u hiervoor met gespecialiseerde software werkt en niet met een Excel. De gegevens mogen namelijk niet worden aangepast of verwijderd, wat in Excel wel mogelijk is.

Sancties:

Het niet hebben van een dagontvangstenboek of het foutief invullen ervan, wordt bestraft met een niet-proportionele fiscale geldboete van 50 tot 5.000 euro per overtreding.

2.    KASBOEK

Het kasboek is een onderdeel van het financieel dagboek. In dit document moet u als ondernemer alle in- en uitgaande kasbewegingen bijhouden (een overzicht van de cash ontvangsten en uitgaven), ongeacht of hiervoor een factuur werd opgesteld, zoals bijvoorbeeld:

• Een klant of leverancier die een contante betaling doen;
• Geld dat u uit de kassa neemt om een leverancier te betalen bij een levering van goederen;
• Geld dat u uit de kassa neemt voor een privébetaling;
• Geld dat u van uw bankrekening haalt en in de kassa stort;
• U bent niet verplicht om een kasregister – een echt kassasysteem – te hebben. U mag cash geld gewoon in een kistje bewaren. Een kasregister is wel verplicht wanneer er veel kasbewegingen zijn.

Houd u geen kasboek bij of is deze onvolledig? Dan kan uw boekhouding onvolledig verklaard worden en riskeert u administratieve boetes. Ook is het waarschijnlijk dat de fiscus een grondige doorlichting gaat uitvoeren in de hele boekhouding van uw onderneming.

Per maand, of per kwartaal, moet u het kasboek aan uw dossierbeheerder bezorgen.

3.    Conclusie

Indien u de strikte regelgeving voor het houden van deze boek(en) niet volgt, riskeert u boetes. Het digitaal bijhouden van de verplichte boeken heeft een heel aantal aan voordelen:

• Het vermindert de foutenlast, en dus de kans op boetes;
• Tijdsbesparend.

Als vooruitstrevend kantoor raden wij onze klanten aan te werken met de digitale oplossing van  Scrada. De kost hiervoor is 6 euro per maand voor het dagontvangstenboek en 6 euro per maand voor het kasboek. Neem contact op met uw dossierbeheerder indien u hierin interesse hebt.