Hoewel de deadline voor e-facturatie op 1 januari 2026 nog even weg lijkt, raadt Steven De Voeght, vennoot bij boekhoudkantoor De Voeght Consulting, aan om nu al actie te ondernemen: “Wacht niet tot de laatste minuut. Begin vandaag nog met plannen, zodat je straks tijd hebt om te testen en bij te sturen.” Met Steven De Voeght overlopen we de uitdagingen en tips om met e-facturatie aan de slag te gaan.
 
Uitdagingen bij de start: waarop letten?
Ondanks de voordelen ervaren veel ondernemers nog drempels. Dit zijn de meest voorkomende knelpunten: 

1. Technische complexiteit: “Niet alle software is Peppol-ready. Controleer vooraf of jouw systeem compatibel is of een upgrade nodig heeft”, stelt Steven De Voeght. 

2. Kennisgebrek: “Veel ondernemers weten niet wat een Access Point is of hoe factuurgegevens gestructureerd moeten worden. Training is hierbij essentieel.”

3. Tijdsinvestering: “Vooral bedrijven met papieren processen moeten hun workflows herzien. Dat kost tijd – begin dus op tijd”, raadt hij aan.

4. Interne weerstand: “Medewerkers die gewend zijn aan Excel of papieren facturen, moeten mee in het verhaal. Heldere communicatie over het waarom is cruciaal.”

De grootste valkuil is uitstelgedrag. Veel ondernemers denken: ‘Peppol klinkt ingewikkeld, dus wachten we tot 2026’. “Maar dat leidt alleen tot chaos. Door nu een proeffase te starten, kun je fouten oplossen zonder tijdsdruk.” 
 
Boekhoudkantoren zoals die van Steven De Voeght stappen volop mee in het verhaal. “Om onze klanten zo goed mogelijk te informeren over Peppol, zetten we bij De Voeght Consulting in op duidelijke en toegankelijke communicatie via verschillende kanalen”, stelt Steven De Voeght. “We hebben een uitgebreide infopagina opgesteld met webinars, nuttige links en een FAQ. Daarnaast sturen we gerichte mailings met informatie over de verplichtingen en voordelen van Peppol, én hoe wij onze klanten daarin kunnen ondersteunen. Ook via sociale media delen we regelmatig informatie. Zo willen we zoveel mogelijk klanten bereiken en hen de kans geven om met Peppol aan de slag te gaan op het moment dat het voor hen past.”

Waarom nú starten met e-facturatie?
Steven De Voeght van De Voeght Consulting benadrukt vooral de meerwaarde: “E-facturatie geeft je realtime inzicht in financiën. Dat is goud waard voor strategische beslissingen. Bovendien bespaar je uren aan manueel werk – waardoor je tijd wint voor klantrelaties of innovatie.”

E-facturatie is niet langer een keuze, maar een verplichting, benadrukt Steven. “Zie het als een kans. Door tijdig te digitaliseren, bespaar je kosten en creëer je ruimte voor strategische groei.”

De voordelen zijn volgens hem duidelijk:

• Minder fouten: automatische herkenning van gegevens verkleint de kans op fouten.
• Sneller en makkelijker betalen: facturen bereiken klanten direct en een geïntegreerde betaallink zorgt voor makkelijk betalen.
• Lagere kosten: minder administratie en lagere opslag- en printkosten.

5 stappen om vlot van start te gaan

1. Kies de juiste boekhoudsoftware 

“We stellen aan onze klanten waarvan de boekhouding op Exact Online staat voor om via Exact Online te werken, omdat het Peppol al geïntegreerd heeft”, legt Steven uit. “Zo hoef je geen extra tools meer aan te schaffen om in orde te zijn met de regelgeving. Controleer of jouw boekhoudsoftware Peppol ondersteunt of kies een platform dat dit wel doet.”

2. Registreer je bedrijf op Peppol

Dit kan via een Access Point Provider (bijvoorbeeld je boekhoudsoftware). “Voor Exact-gebruikers is het letterlijk een klik op de knop”, zegt Steven. “Je boekhouder kan dit vaak voor je regelen.”

3. Test met een beperkte groep

De Voeght Consulting begon in 2025 met een handvol klanten. “Begin klein. Verstuur eerst e-facturen naar vertrouwde partners om het proces te valideren.”

4. Automatiseer zoveel mogelijk

Koppel facturen bijvoorbeeld automatisch aan orders of stel betaalherinneringen in. En soms zit het in eerdere ingrepen. “Zo kan je het aantal ticketjes in je boekhouding verder verminderen door bijvoorbeeld een tankkaart en carwashpas aan te vragen en parkingapps te downloaden”, raadt Steven aan. “Zo komen deze uitgaven op je (e-)factuur, krijg je zelfs nog (gedeeltelijke) aftrek van BTW en soms zelfs nog korting. Een mooie win-win want weinig ondernemers worden gelukkiger van het bijhouden, inscannen en doorsturen van bonnetjes.”

5. Schaal op en monitor

“Plan een gefaseerde uitrol,” adviseert Steven. “Wij streven ernaar om tegen eind dit jaar ál onze klanten op Peppol te hebben. Zo vermijd je een rush vlak voor de deadline.”

Hij erkent dat de omschakeling moeite vraagt. “Maar de implementatie verliep bij ons vlot, mede dankzij onze digitale basis. Voor ondernemers die nog niet digitaal factureren, is dit hét moment om die stap te zetten. Het is een investering in efficiëntie. Zie het als een investering, geen kostenpost”
 
Lees verder onder de foto:

Steven De Voeght, vennoot bij boekhoudkantoor De Voeght Consulting: “Wij streven ernaar om tegen eind dit jaar ál onze klanten op Peppol te hebben.”

Hulp nodig?
Boekhoudkantoren spelen een cruciale rol. “Wij registreren klanten op Peppol, activeren modules en geven trainingen,” zegt Steven. “Maar ondernemers kunnen ook zelf aan de slag met handleidingen in Exact Online. Twijfel je? Vraag advies. Hoe sneller je start, hoe soepeler de overgang.”